¿Cómo elegir el mejor CRM para tu negocio?

Elegir un CRM puede convertirse en una decisión importante para cualquier empresa que quiera organizar mejor sus contactos, oportunidades comerciales y comunicaciones con clientes. Sin embargo, no existe un único CRM que sea el mejor para todos los negocios.

Las necesidades de una pequeña empresa no son las mismas que las de una compañía de varios departamentos y cientos o miles de clientes. Por eso, antes de contratar una herramienta conviene analizar qué procesos se pretenden mejorar, qué funciones necesita tu equipo y cuánto estás dispuesto a invertir.

Un CRM puede centralizar la información de los clientes, facilitar el seguimiento de oportunidades, automatizar determinadas tareas y permitir que diferentes departamentos trabajen con los mismos datos.

En el artículo de hoy te contamos cómo elegir el mejor CRM para tu negocio y qué debes tener en cuenta antes de elegirlo.

¿Qué es un CRM y para qué sirve?

CRM son las siglas de Customer Relationship Management, es decir, gestión de las relaciones con los clientes. Se trata de una herramienta que permite centralizar y gestionar la información y las interacciones que una empresa mantiene con sus clientes y potenciales clientes.

¿Qué información puede gestionar un CRM?

Dependiendo de la herramienta, un CRM puede almacenar información de contacto, comunicaciones, oportunidades de venta, actividades, tareas y diferentes datos relacionados con el recorrido de cada cliente en relación a la empresa. De esta manera, el equipo puede consultar desde un mismo lugar información que, de otro modo, podría estar repartida entre hojas de cálculo, correos electrónicos, aplicaciones de mensajería o diferentes herramientas.

¿Qué procesos puede mejorar?

Entre las funciones habituales de un CRM se encuentran la gestión de contacto, el seguimiento de leads, la gestión de oportunidades de venta, la automatización de determinadas tareas, la segmentación y la generación de informes, lo que permite que el CRM no sea simplemente una agenda digital, además organiza parte de los procesos comerciales y de relación con los clientes.

¿Qué debes tener en cuenta para elegir un CRM?

Antes de comparar herramientas concretas, es recomendable definir qué necesita realmente tu negocio.

Objetivos del negocio

El primer paso consiste en identificar qué problema quieres solucionar.

Puede que necesites organizar una base de datos de clientes, realizar un seguimiento más eficaz de las oportunidades de venta, automatizar tareas o mejorar la comunicación entre departamentos.

También conviene valorar el tamaño del equipo, el ciclo de ventas y los procesos que actualmente generan más dificultades.

Presupuesto disponible

El precio también debe formar parte de la decisión. Existen CRM con diferentes modelos de contratación y funcionalidades. Y es que no siempre la herramienta más cara será la más adecuada, ya que lo importante es valorar qué prestaciones necesitas y si la inversión tiene sentido teniendo en cuenta el tamaño y las necesidades de tu negocio.

Facilidad de uso

Un CRM debe ser utilizado por todo el equipo. Si resulta demasiado complejo, la adopción puede ser complicada y parte de sus funcionalidades pueden terminar desaprovechándose, por lo que una interfaz intuitiva, una configuración sencilla y una curva de aprendizaje razonable pueden facilitar la incorporación de esta herramienta en la rutina de cada día.

Integraciones

Antes de elegir un CRM también conviene comprobar con qué otras herramientas puede conectarse.

Campañas de mailing, formularios de contacto, aplicaciones de marketing digital, herramientas de atención al cliente, calendarios o plataformas de gestión pueden formar parte del ecosistema digital de una empresa. Cuanto mejor se integren las diferentes herramientas, más fácil será evitar la duplicación de tareas, la pérdida de información y mantener toda la información organizada.

Los mejores CRM para tu negocio

Una vez definidos los requisitos, es el momento de comparar las diferentes opciones de CRM que existen. No se trata de establecer un ranking, sino de conocer qué prestaciones tienen algunas de las plataformas más conocidas para valorar cuál puede encajar mejor con cada negocio.

Holded

Holded combina funcionalidades de gestión empresarial con herramientas CRM. Su propuesta puede parecer interesante para empresas que buscan combinar diferentes áreas de gestión en una misma plataforma. 

Entre sus funciones relacionadas con el CRM, gestiona los contactos, los embudos personalizados, el seguimiento de oportunidades y la automatización de determinados procesos.

Una de sus características diferenciales es precisamente esta integración con otras áreas de gestión empresarial, por lo que puede ser una opción interesante para negocios que quieran conectar la gestión comercial con otros procesos internos.

Salesforce

Salesforce es una de las plataformas CRM más conocidas y está orientada especialmente a empresas que necesitan una solución amplia y escalable.

Su propuesta incluye herramientas para centralizar información de clientes, gestionar oportunidades y analizar datos, además de trabajar con diferentes áreas relacionadas con ventas, marketing digital y atención al cliente.

Su amplitud de funcionalidades puede ser una ventaja para organizaciones con necesidades complejas, aunque también hay que valorar qué herramientas necesita realmente cada empresa antes de contratarla.

HubSpot

HubSpot ofrece un CRM integrado dentro de un ecosistema más amplio de herramientas de marketing, ventas y atención al cliente.

Entre sus posibilidades se encuentran el seguimiento de correos electrónicos, la gestión de contactos y el acceso al historial de interacciones con los usuarios, por lo que puede resultar útil para empresas que buscan conectar las acciones de marketing con los procesos comerciales y el seguimiento de potenciales clientes.

Freshsales

Freshworks cuenta con Freshsales, una solución CRM que incorpora herramientas para gestionar equipos, comunicaciones y automatizaciones.

Entre sus funciones destacan la programación de acciones comerciales, automatizaciones de procesos, gestión de llamadas y correos electrónicos y segmentación de usuarios.

Esta puede ser una alternativa para empresas que quieran combinar gestión comercial y automatización dentro de una misma plataforma.

Insightly

Insightly es otra alternativa basada en la nube que permite gestionar contactos, oportunidades y procesos comerciales.

Esta plataforma incorpora automatización de flujos de trabajo, seguimiento de comunicaciones, segmentación y herramientas para organizar la información relacionada con proyectos y ventas.

Su funcionamiento en la nube también permite que los miembros del equipo puedan acceder a ella desde diferentes ubicaciones.

¿Cómo saber si has elegido el CRM adecuado?

La elección no debería terminar en la contratación. También es importante comprobar que la herramienta realmente está solucionando los problemas que motivaron su implementación al flujo de trabajo.

Analiza la adopción del equipo

Si los trabajadores usan el CRM de forma habitual y registran correctamente la información, será más fácil aprovechar sus posibilidades.

Mide los resultados

Puedes analizar aspectos como el tiempo dedicado a determinadas tareas, la evolución de las oportunidades de venta, la organización de los contactos o la rapidez con la que se responde a los clientes.

Revisa periódicamente las necesidades

Las necesidades de una empresa pueden cambiar, por ello, es conveniente revisar periódicamente si el CRM sigue ofreciendo las mismas ventajas que el negocio necesita.

Un CRM puede convertirse en una pieza fundamental dentro de la estrategia digital de una empresa, pero su uso dependerá en gran parte de que la herramienta elegida responde realmente a las necesidades del negocio, por lo que antes de decidir, hay que analizar qué quieres mejorar, qué procesos quieres automatizar, qué herramientas necesitas integrar, cuántas personas utilizarán la plataforma y cuál es el presupuesto disponible.

Herramientas como Holded, Saleforce, HubSpot, Freshsales e Insightly ofrecen caracter´ñisticas diferentes, por lo que realizar una comparación con las necesidades concretas de tu negocio sería ideal.

En Naftic creemos que el análisis de las necesidades digitales de una empresa puede servir como punto de partida para valorar qué soluciones tecnológicas pueden integrarse mejor en la estrategia de cada negocio ahora que la innovación digital está a la orden del día. Si quieres saber más y estar al tanto de las últimas actualizaciones, no dudes en contactar con nosotros.